全校各部门、全体师生：
为进一步规范体育教学部所属场馆的使用管理，优化申请审批流程，提升服务效率与资源利用效能，经体育教学部与学校网络信息中心联合调试，“体育教学部场馆使用申请” OA 流程已完成开发与测试工作，决定正式启用。现将有关事项通知如下：
一、流程启用时间
自 2025 年 10 月 22 日起，全校所有涉及体育教学部场馆的使用申请（含教学活动、竞赛、师生文体活动、校外合作活动等），均须通过学校 OA 系统提交申请，原线下申请表格及纸质审批流程同步停用（已经审批的无需重新申请）。
二、流程适用范围
校内部门：各部门因教学、科研、会议、文体活动等需要使用体育场馆的申请。
校内师生：工会各协会、团委各学生社团等团体因竞赛、社团活动等使用体育场馆的申请。
校外单位：经学校批准的校外合作单位、社会组织等因合作活动、公益赛事等需要使用体育场馆的申请。
三、OA 流程操作指南
发起申请：OA系统=> “工作流”=>”体育部服务”=> “体育教学部场馆使用申请”。
填写信息：按照表单要求如实填写申请主体 / 申请人信息、使用场馆名称、使用时间（精确到小时，需预留场馆准备与清理时间）、使用事由、参与人数等内容，如活动人数达到200人（含观众、工作人员等）需要上传《大型活动安全预案报备表》（详见安全保卫处网站）至公共附件区。
提交审批：确认信息无误后提交流程，系统将自动按以下节点流转审批：
1）申请主体负责人审核（本部门由部门负责人审批，学生社团由团委相关人员审批，工会协会由工会负责人审批）。
2）体育教学部场馆管理员初审（核查场馆可用性、申请材料完整性）。
3）体育教学部负责人终审。
四、注意事项
申请时效：为保障场馆资源合理调配，常规活动申请需提前 3 个工作日提交，大型活动（参与人数超过 200 人）需提前 7 个工作日提交，紧急临时需求需在申请时注明原因，由体育教学部酌情处理。
使用规范：申请人需严格按照审批内容使用场馆，不得擅自变更使用时间、用途或扩大使用范围，不得损坏场馆设施设备；活动结束后需按要求清理恢复场地，如有损坏需承担维修或赔偿责任。
冲突处理：若出现多份申请时间冲突的情况，将按照 “教学优先、校内优先、紧急优先” 的原则协调，体育教学部将及时与申请人沟通调整方案。
咨询与反馈：在流程操作或场馆使用过程中遇到问题，可联系体育教学部。
